lunes, 23 de noviembre de 2009

Como se debe maquillar una secretaria


Con el gran avance tecnológico del que gozamos en nuestro tiempo, la secretaria de hoy tiene que hacer uso de una capacidad que hace unas décadas eran impensables. La preparación de la secretaria actual no tiene nada que ver con la de generaciones anteriores. Hace años, la secretaria era solamente una mecanógrafa, y algunas veces llevaba la contabilidad.

En la actualidad es una persona mucho más preparada y se ha convertido en el eje elemental de la empresa.

Con el gran avance tecnológico del que gozamos en nuestro tiempo, la secretaria de hoy tiene que hacer uso de una capacidad que hace unas décadas eran impensables.
Su oficina es una de las áreas de la empresa en donde más "máquinas" nuevas han aparecido: ordenadores, fax, impresoras, cámaras y otras, lo que ha traído, además de las facilidades, un aumento en el volumen de trabajo.

Para realizar a capacidad las labores de gestión, han debido adaptarse a estos cambios, y muchos de ellos no sólo con los conocimientos técnicos, sino también con un cambio de actitud.

Todos nos hemos encontrado en algunas oficinas con personas que se niegan a aceptar el uso de las nuevas tecnologías, en una actitud realmente negativa. Esto implica una considerable merma en el rendimiento laboral, y un grave problema frente a empresas competidoras que sí las utilizan, obteniendo por consiguiente un mayor rendimiento a menor costo.

Pero no todo es tecnología. Una secretaria debe conocer a fondo su empresa. Sin este conocimiento no puede hacer un buen trabajo, incluso aunque sea una experta en las nuevas tecnologías.

Y por el contrario, una persona integrada a su empresa, conocedora de su filosofía, si no posee los conocimientos técnicos básicos necesarios para desarrollar su trabajo, es difícil que pueda optimizar sus tareas. Se deben discutir temas tan importantes como la gestión del trabajo y la sinergia de la comunicación, ya que cada vez queda más claro que el secretariado es una profesión que ejerce un papel importante dentro de la empresa.

Es la secretaria la que consigue el punto de equilibrio entre todos los empleados de la empresa y la dirección, además del nexo de unión y de comunicación entre ambos. Y hablando de comunicación, la secretaria también suele ser el "puente" de comunicación entre la empresa y el exterior. Es quien pone en contacto a personas de la empresa con otras del exterior, o viceversa, tanto de forma personal como por otros medios, como el teléfono.

Una buena secretaria debe capacitarse continuamente poniéndose al día en las novedades de su profesión; ser discreta, conocer al máximo la empresa, tener un buen nivel de idiomas, por lo menos del inglés, y, sobre todo, conocer bien al jefe y tener buena relación con él para que se complementen.

Una buena secretaria es la mano derecha del jefe, y además, debe intentar ir siempre un poco por delante de sus necesidades.

Tiene que saber mantener la confidencialidad de los documentos con los que trabaja y de las conversaciones a las que tiene acceso, de los temas tratados en las reuniones a las que asiste, saber estar y mostrar un interés continuo por su entorno empresarial.

Otras de las cualidades con las que se define a la secretaria "ideal": Intuición para saber cuando debe desaparecer si la llamada que recibe el jefe le hace bajar mucho la voz, hasta casi un susurro.

Distinguir al primer vistazo las cartas que aunque no digan "personal", pregonan un carácter íntimo.· Guardar todos los secretos profesionales del jefe, y los menos profesionales también.

Mantener siempre una cierta actitud impersonal con jefes y clientes, pero dentro de la mayor amabilidad.· Ser respetuosa sin caer en el servilismo, y cordial sin familiaridad.

OTROS TIPSDele prioridad y secuencia a las tareas, es decir, urgencia a lo más importante, luego lo secundario Programe su trabajo más allá de un día: semanalmente o mensualmente, para evitar posibles imprevistos.

Evite a toda costa que la distraigan, interrupciones indebidas, salidas injustificadas, porque al perder la concentración podría cometer errores. Esto no quiere decir que no puede tomarse un descanso de vez en cuando, pero todo con medida y en su momento.

Demuestre lo que vale siempre que tenga la ocasión, y con respeto y conocimiento, exprese sus ideas o sugerencias, incluso aquellas cosas con las que no está de acuerdo.Si además de todas estas cualidades, es capaz de lograr las simpatías de la esposa del jefe, será el epítome de la secretaria ideal.

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